De 5 meest voorkomende fouten in een kantooromgeving

Veel mensen die in een kantooromgeving werken, realiseren zich misschien niet hoe cruciaal het ontwerp is voor hun algehele welzijn op het werk. Bedenk hoeveel tijd je per week op kantoor doorbrengt. Deze uren lopen op en worden alleen maar bemoeilijkt door een slechte kantoorindeling, wat een negatief effect kan hebben op de medewerkerstevredenheid en productiviteit. Om het zo te zeggen: u zou het ontwerp, de functie, de ruimte of de indeling van uw huis niet negeren, dus waarom zou u het voor uw kantoor doen?

Het gebied waar u werkt, moet het u gemakkelijker maken om uw werk te doen - niet moeilijker. U moet gemakkelijk door het kantoor kunnen navigeren, effectief kunnen communiceren en samenwerken met anderen en zich gelukkig voelen op het werk. Er zijn echter veel voorkomende fouten bij het ontwerpen van kantoren die leiden tot gefrustreerde werknemers, niet-verbonden managers en een algehele verminderde bedrijfsproductiviteit.

Gevolgen van een slecht kantoorontwerp

Hoewel veel bedrijven misschien dol zijn op het idee van nauwe samenwerkingsruimten, heeft de schadelijke impact van COVID-19 geleid tot een verandering in de kantoorstroom voor een betere gezondheid en veiligheid. Nu kunnen bedrijven de drang voelen om veranderingen op de werkplek te creëren voor meer ruimte tussen bureaus en een open ontwerp te ontwikkelen dat past bij hun behoeften. Deze verandering is in veel opzichten gunstig, aangezien sommige traditionele kantoorindelingen tot meer gevolgen leiden dan ziekte door de lucht.

Een slecht kantoorontwerp is bijvoorbeeld zeker niet zo functioneel of visueel aantrekkelijk als een opzettelijke, georganiseerde opstelling. Bovendien kan een slechte inrichting van de werkplek leiden tot andere negatieve aspecten die de voortgang, communicatie en productiviteit belemmeren.

Ziekteverspreiding: Voor de gezondheid en veiligheid van iedereen in het bedrijf kan het nodig zijn de indeling in termen van nabijheid te veranderen om verspreiding van ziektekiemen te voorkomen. Een slecht kantoorontwerp met op elkaar gepropte werknemers kan leiden tot de verspreiding van ziekten of gezondheidsproblemen veroorzaken die verband houden met stress. Een gezonder kantoorontwerp kan sociale afstandscabines omvatten die overdag een veilige afstand tussen collega's en personeelsleden bieden. Het zou ook meer ruimte tussen werkstations omvatten tijdens samenwerking of een open concept dat zorgt voor een betere luchtstroom.

Toenemende fouten: enkele van de slechtste kantoorontwerpen zijn ongeorganiseerde, lawaaierige ruimtes met overvolle bureaus en kasten die tot fouten leiden. Dossiers en papieren verspreid over tafels en bureaus geven medewerkers het gevoel dat ze niet voldoende materiaal of gereedschap op kantoor hebben om op het goede spoor te blijven. Dit kan ertoe leiden dat werknemers zich overwerkt voelen, omdat het kantoorontwerp niet past bij de behoeften van de organisatie.

Frustratie en uitputting: zoveel uren per week doorbrengen in een slecht ontworpen kantoorindeling kan irritant zijn. Medewerkers zullen zich gefrustreerd voelen omdat ze hun werk niet goed kunnen doen. Deze ongemakkelijke werkomgeving kan leiden tot hoofdpijn en algehele uitputting.

Negatieve gevoelens: Gevoelens van irritatie op kantoor kunnen een cultuur met een laag moreel veroorzaken. Dit gebeurt vaak wanneer medewerkers een verlies aan creativiteit voelen door een slechte kantoorinrichting. Een laag moreel kan leiden tot verminderde productiviteit en werktevredenheid bij werknemers.

Afleiding en verbroken verbinding: Communicatie is moeilijk in een kantoor met een onvriendelijke indeling. Werknemers kunnen zich afgeleid voelen of zich niet verbonden voelen met andere collega's of het management als ze niet gemakkelijk problemen kunnen oplossen of vragen kunnen stellen wanneer dat nodig is.

Deze gevolgen zijn voldoende om te overwegen hoe u de indeling van uw kantoor kunt verbeteren, want er zijn altijd punten voor verbetering. Bijvoorbeeld, specifieke projectteams ver van elkaar houden en luide kantoormachines of luchteenheden hebben zijn enkele van de slechtste kantoorontwerpen voor werknemers. Dit soort overlast maakt het voor medewerkers en managers moeilijk om hun werk te doen en gefocust te blijven op de taak.

5 veelvoorkomende fouten in kantoorontwerp

Wat is een slecht werkplekontwerp? Dit omvat veelvoorkomende ontwerpfouten die het kantoor tot een moeilijke, rommelige en drukke ruimte maken. Sommige veelvoorkomende fouten in kantoorontwerp van 2021 kunnen worden getransformeerd om iedereen in het bedrijf ten goede te komen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten in kantoorontwerp die u op uw eigen werkplek kunt tegenkomen.

5 veelvoorkomende fouten in kantoorontwerp
1. Ervan uitgaande dat trendy het beste is
Elk bedrijf is anders en heeft andere behoeften. Een kantoorinrichting die aantrekkelijk lijkt, werkt niet per se goed op uw kantoorverdieping of in uw gebouw. Overweeg een paar verschillende ontwerpen, zoals open kantoorindelingen en elementen die u het leukst lijkt, en creëer vervolgens een uniek concept. U hoeft niet de laatste trends te volgen om een ​​ontwerp te vinden dat goed werkt voor u en uw medewerkers. Denk in plaats daarvan na over het soort werk dat u dagelijks doet en vorm daar uw lay-out omheen.

Geef je veel presentaties of heb je vaak gastsprekers in je bedrijf? Voldoet uw vergaderruimte of gemeenschappelijke vergaderruimtes aan deze behoeften en zijn werknemers veilig? Is de receptie open en gastvrij voor bezoekers? Is de lounge een rustgevende, ontspannende ruimte voor iedereen om een ​​pauze te nemen en te genieten van de lunch? Dit zijn een paar vragen die u uzelf kunt stellen om beter te begrijpen hoe u uw nieuwe kantoorontwerp kunt afstemmen op uw specifieke zakelijke vereisten.

2. Ontwerp negeren voor een speciale ruimte
Een lay-out die de klus klaart, is niet altijd de beste als het uw doel is om de productiviteit, het teamwerk en de communicatie te verbeteren. Als u bijvoorbeeld een vergadertafel en een paar oude stoelen in een kleine kamer met kunstlicht plaatst, is dit niet genoeg voor constructieve vergaderingen. Deze logica geldt ook voor de receptie-, lounge-, samenwerkings- en individuele kantoorruimtes. Het ontwerp van uw ruimte is meer dan het schilderen van de muren en het toevoegen van een potplant. Een beter kantoorontwerp houdt rekening met alle aspecten van de werkdag en maakt het iedereen comfortabeler.

Er moet voldoende ruimte zijn tussen tafels, bureaus en stoelen zodat medewerkers vrij kunnen rondlopen zonder tegen meubels te stoten. Het ontwerp van het kantoor moet het voor werknemers ook gemakkelijk maken om een ​​collega of manager te vinden die ze een bestand moeten bezorgen of waarmee ze moeten communiceren. Er mogen geen hangende, verwarde snoeren en draden achter elk bureau zijn en de hoogte van tafels en stoelen moet worden gemeten voor comfort. Ontwerp uw ruimtes op de juiste manier voor de taken die in die gebieden zullen worden uitgevoerd.

3. Het natuurlijke licht opvangen
Natuurlijke verlichting is belangrijk in elk gebouw of elke kamer vanwege de gunstige eigenschappen voor de mens. Natuurlijk licht op de werkplek kan ervoor zorgen dat werknemers zich energieker, energieker en gelukkiger voelen, wat leidt tot betere prestaties. Natuurlijk zonlicht helpt ook bij het reguleren van het natuurlijke circadiane ritme van het lichaam, oftewel het slaap-waakschema, waardoor werknemers productief blijven en hun geestelijke gezondheid verbeteren. Te veel tl-, onvoldoende of kunstmatige verlichting kan leiden tot emotionele instabiliteit, stress en vermoeidheid. Probeer zoveel mogelijk natuurlijk licht te gebruiken in uw kantoorinrichting.

Als uw kantoorverdieping of gebouw echter niet veel ramen heeft, zorg er dan voor dat de natuurlijke lichtinval zich in gemeenschappelijke ruimtes zoals pauzeruimten of vergaderruimten bevindt. De reden hierachter is dat veel leidinggevenden of managers vaak de voorkeur geven aan een hoekkantoor met een groot raam en een mooi uitzicht, terwijl medewerkers in de rest van de ruimte geen natuurlijk licht hebben. Dit is een indicatie van een slechte kantoorindeling. Voorkom dat een of twee mensen het zonlicht in uw kantoor opzuigen.

Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot natuurlijk licht en indien mogelijk in het zicht is van ramen.

4. Geluid negeren
Je denkt misschien niet dat de akoestiek in je kantoor een belangrijke rol speelt in je ontwerp, maar ze kunnen wel bijdragen aan veel problemen. Hoge geluidsniveaus kunnen werknemers afleiden en de algemene kantoorruimte overweldigend en ongeorganiseerd maken. Dit overmatige geluid kan afkomstig zijn van werknemers die met elkaar praten op hoog volume of van luide kantoorapparatuur die constant wordt gebruikt. U kunt deze problemen oplossen met akoestische materialen die de geluidsniveaus helpen verminderen en het voor iedereen gemakkelijker maken om zich te concentreren.

Geluid negeren
Sommige van deze materialen kunnen vloerkleden, panelen, scheidingswanden en verschillende soorten gestoffeerde meubels zijn - die kunnen helpen om het geluid tot een minimum te beperken. Veel mensen kunnen zich echter productiever en kalmer voelen door omgevings- of achtergrondgeluid, dus overweeg om een ​​kleine fontein te plaatsen of ontspannende muziek te spelen in het nieuwe kantoor. Sommige achtergrondgeluiden kunnen het voor werknemers en managers ook gemakkelijker maken om over privémanieren te praten zonder hun stem te projecteren of afgeluisterd te worden.

Hoe de veelvoorkomende fouten in kantoorontwerp te vermijden?
Nu u enkele van de gebreken kent die leiden tot slechte werkpleklay-outs, kunt u leren deze te vermijden en een opzettelijk ontwerp te implementeren. Overweeg hoe u uw nieuwe lay-out kunt bouwen om in 2022 veelvoorkomende fouten in kantoorontwerp te vermijden en alle werknemers energie te geven en te enthousiasmeren. Hier zijn enkele tips om de vijf ergste fouten in kantoorontwerp te vermijden.

Forceer het niet
Het opnieuw ontwerpen van uw kantoor zal niet van de ene op de andere dag gebeuren - en dat is niet per se een slechte zaak. U moet geduld hebben bij het aanbrengen van wijzigingen in uw lay-out en de juiste stappen nemen om ervoor te zorgen dat uw keuzes iedereen ten goede komen. Beschouw het ontwerpen van uw nieuwe kantoorindeling als een kans om een ​​echt samenhangende ruimte te creëren die alle gebieden omvat.

Uw receptie en entree moeten bijvoorbeeld net zo belangrijk zijn als de werkplekken van uw medewerkers. Bezoekers, klanten en potentiële nieuwe medewerkers moeten zich welkom en tevreden voelen vanaf het moment dat ze uw kantoor binnenstappen. De eerste indruk is van cruciaal belang, dus het toevoegen van comfortabele receptiestoelen die bij uw stijl passen, kan een groot verschil maken. Hoe u uw ruimte ook wilt ontwerpen, neem de tijd om het goed te doen en bekijk een handleiding voor kantoorontwerp om u te helpen de juiste keuzes te maken.

Vooruit plannen
Kantoorprojecten kunnen variëren in grootte en eisen. Om vertragingen en verstoringen te voorkomen, kunt u vooruit plannen met een lijst van mensen die bevoegd zijn om beslissingen te nemen voor het nieuwe ontwerp. Overweeg in het begin van de planning een vergadering te houden met alle medewerkers om ideeën te verzamelen en nieuwe meubelopties te bespreken. Medewerkers kunnen hun input geven over stoelen, tafels en bureaus die ze graag op kantoor zouden zien, wat het bestellen en installeren van deze stukken eenvoudiger maakt.

Dit planningsproces is een geweldige kans voor samenwerking en communicatie over hoe de gemeenschappelijke en persoonlijke ruimtes kunnen worden verbeterd, waardoor iedereen zich meer betrokken voelt. Door als een team samen te werken, kunnen veel problemen tegelijk worden aangepakt, zodat u leert hoe u een slecht kantoorontwerp en productiviteitsbelemmeringen kunt vermijden.

Maak ruimte
Als het uw doel is om de samenwerking te verbeteren en specifieke teams aan te wijzen, betekent dit niet dat u bureaus naast elkaar hoeft te plaatsen. Elke medewerker een beetje ruimte geven om gemakkelijk in en uit zijn bureau te komen, zal hun dag zeker minder frustrerend maken. Dit geeft iedereen een gezonde hoeveelheid ruimte om de verspreiding van ziektekiemen te voorkomen en frustratie bij de medewerkers over de kantoorindeling te voorkomen.

Bovendien, genoeg maken
Bovendien creëert het creëren van voldoende ruimte rond uw kantoormeubilair en lay-out een omgeving die de behoefte van de werknemer aan privacy en concentratie respecteert. Het zou moeilijk zijn om je volledig te concentreren op een uitdagende taak of opdracht als je naast een dozijn andere mensen in een luide kamer zou zitten. In plaats daarvan kan het toevoegen van privécabines aan uw kantoor en aangepaste vergadertafels helpen om tijd te scheiden voor teamwork en individueel werk.

Waardeer de kantine
Omdat elke ruimte van uw kantoor belangrijk is, betekent dit dat uw pauzeruimte geen uitzondering is. Een pauze nemen tijdens uw werkdag is essentieel voor uw geestelijke gezondheid en welzijn en helpt u uw geest te resetten om betrokkenheid, creativiteit en productiviteit te vergroten. Als het tijd is voor een pauze, moet iedereen een comfortabele, plezierige ruimte hebben om naar toe te gaan. Veel kantoren bieden misschien een eenvoudig koffiestation en denken dat hun lounge wordt verzorgd.

De pauzeruimte moet echter een plek zijn waar iedereen kan opladen en de lange werkdag kan doorbreken. Daarom moet deze ruimte op een gezonde afstand van het drukke werkgebied zijn om een ​​gevoel van scheiding te creëren. Je pauzeruimte hoeft niet veel onnodige voorzieningen te hebben, maar moet stijlvol en flexibel meubilair hebben. Je kunt contact opnemen met je medewerkers of teamleden en ze laten stemmen over welke games, snacks en andere leuke items ze graag zouden willen zien.

U kunt uw loungeruimte ook aanpassen aan de doelen, filosofie en missie van uw bedrijf op een creatieve manier die ideeën laat stromen.